Para llevar a cabo una mudanza, y en particular una mudanza de oficinas, hay que tener en cuenta varios elementos: el traslado del mobiliario, los equipos informáticos, los trámites administrativos, etc

Si no dispones de los recursos internos para organizarla adecuadamente, es aconsejable confiar las distintas etapas a una empresa de mudanza especializada.

Por otro lado, se deben seguir algunos pasos que preceden a las solicitudes de presupuestos para tener una mudanza perfecta.

Mudanzas de empresas: elegir el proveedor de servicios adecuado

Actualmente, muchas empresas de mudanzas ofrecen servicios a profesionales, para encontrar un proveedor de servicios que se adapte a sus necesidades, se deben enumerar tareas y mantener en cuenta algunos criterios importantes:

Elaboración del pliego de condiciones

Para una mudanza profesional, es esencial elaborar un pliego de condiciones para encontrar una empresa de mudanzas. Este documento permite a las empresas preseleccionadas saber si son capaces de satisfacer sus necesidades y expectativas.

Para prepararse para la mudanza, en primer lugar, se debe conocer las posibles limitaciones, las distintas operaciones que se van a realizar, el valor de las mercancías, los materiales que se van a transportar, etc. Así, basándose en el documento, la empresa de mudanzas sabrá qué tipo de personal debe desplegar y qué equipo se necesitará.

Las especialidades dependen de la naturaleza del trabajo a realizar.

La situación de la empresa

Basándose en las especificaciones, se debe comprobar si una empresa que ofrece sus servicios es capaz de satisfacer sus necesidades y cumplir los requisitos legales.

Para ello, se presta atención a varios elementos: número de empleados, referencias de clientes, reputación de la empresa, salud financiera, experiencia en la profesión, equipamiento del que dispone, etc.

En resumen, es preferible confiar el proyecto a una empresa bien valorada por sus clientes. Además, contar con la inscripción en el registro de transporte también será apreciada para empresas y particulares que recurren a los servicios de mudanzas.

Servicios básicos

Dado que los distintos clientes tienen expectativas diferentes, las empresas de mudanzas profesionales deben ofrecer paquetes flexibles.

Con la oferta "todo incluido", el proveedor de servicios se encarga de todas las etapas de la mudanza. Se encarga de: elegir las cajas, embalar, desmontar los muebles, estimar el volumen, transportar la mercancía, instalarla en el nuevo local, etc. Sin embargo, esta fórmula tan práctica no se adapta a todos los presupuestos.

En algunos casos, es conveniente una opción más sencilla que sólo incluya el transporte del equipo.

Servicios adicionales

Además de los elementos clásicos incluidos en los servicios de mudanza, el traslado de locales o la mudanza a un nuevo hogar puede requerir la suscripción de extras. Por ejemplo: el alquiler de una unidad de almacenamiento puede ser necesario en determinadas situaciones.

Los servicios adicionales pueden incluir, la limpieza después de la mudanza y la reinstalación de los equipos informáticos tras el traslado. Por lo tanto, sería interesante poder recurrir a la misma organización para los servicios básicos y los extras. El coste total de la operación suele ser menor con esta opción.

Consejos adicionales para elegir la empresa de mudanzas adecuada

Para que la mudanza de la oficina esté organizada y planificada, hay que tener en cuenta ciertos parámetros:

Participación del equipo: Implicar a los empleados en el proceso de la mudanza garantiza un mayor éxito. Una comunicación eficaz sobre el tema facilitará el traslado, hay que tener en cuenta que ningún empleado debe ser sorprendido por la decisión tomada por la dirección. Por lo tanto, la empresa de mudanzas que se contrate debe ser capaz de implicar al personal en el programa.

Certificaciones: Los estándares de calidad son elementos que atestiguan la profesionalidad de una empresa de mudanzas. Averiguar qué certificaciones tienen las empresas de mudanzas con las que contacta puede ayudar a hacer una mejor elección.

Comparación de presupuestos: Una vez que se haya definido las necesidades, se debe poner en contacto con al menos 3 empresas de mudanzas de confianza. El pliego de condiciones redactado de antemano será la herramienta para planificar la carga de trabajo y todas las tareas que se llevarán a cabo el día de la mudanza. De este modo, se obtendrán varios presupuestos.

Reubicación de oficinas: ¿qué hay que evitar?

La contratación de una empresa de mudanzas profesional garantiza que el traslado de una oficina sea fácil y segura. Sin embargo, esto no significa que se deba dejar todo en manos del proveedor de servicios.

Hay algunas cosas que debe comprobar para evitar decepciones:

Seguros: La mudanza es un proceso en el que el riesgo de rotura es alto. Aunque los objetos frágiles estén óptimamente protegidos durante el transporte, siempre es aconsejable contratar un seguro.

Procedimientos administrativos: Aunque parezca trivial, asegurarse de que todas las suscripciones en la dirección actual están canceladas antes de la mudanza. Los pasos para transferirlas a la nueva oficina deben realizarse con suficiente antelación a la mudanza. Esto puede incluir el contrato de agua, electricidad, internet, gas, la suscripción telefónica, etc. En la mayoría de los casos, esto puede hacerse directamente online o llamando por teléfono.

¿Dónde encontrar una empresa de mudanza?

Encontrar una empresa de mudanza es ahora más fácil gracias a las nuevas tecnologías y a los buscadores de Internet.

Las páginas web son la forma más rápida de obtener varios presupuestos sin tener que desplazarse. Una vez que se haya elaborado la lista de trabajos a realizar, sólo se tendrá que rellenar los detalles de la mudanza en un formulario de solicitud de presupuesto.

A continuación, se enviará un presupuesto inicial con los detalles de la oferta y los precios asociados. Sin embargo, se favorece a las plataformas que pertenecen a los grupos de mudanza. Así se asegura de que se está tratando con especialistas en el sector que cuentan con experiencia en el oficio y que ofrecen una amplia gama de servicio de calidad.

Por último, hay que tener precaución con las estafas, las páginas web suelen aparecer empresas de mudanzas que no son capaces de gestionar el traslado de una empresa, no tienen ni el equipo ni el personal necesarios para este tipo de tareas.