En la actualidad, el entorno empresarial funciona bajo una dinámica globalizada, en la cual, muchos profesionales deben realizar viajes en representación de su organización. Estas actividades, no obstante, representan ciertas complicaciones para las empresas, pues deben gestionar cuidadosamente los recursos que les brindan a sus colaboradores.
Las dificultades más comunes para administrar los viáticos se deben a falta de políticas y procesos poco claros, gran volumen de colaboradores viajando, falta de conocimiento de las regulaciones fiscales y laborales en materia de viáticos, variabilidad de los gastos, errores y fraudes, falta de transparencia, exceso de tareas manuales, por mencionar algunos. Para abordar estas dificultades, muchas empresas están optando por implementar sistemas de software especializados en la gestión de viáticos. Estos sistemas automatizados pueden agilizar los procesos, mejorar la precisión, garantizar el cumplimiento normativo y brindar una visión más clara de los gastos relacionados con los viajes de negocios.
Un sistema que permite un control de viáticos eficaz y en tiempo real
Gastosdeviaje.mx es un software en la nube diseñado para la gestión y comprobación de los gastos de viaje empresariales. Sus funciones ayudan a llevar a cabo un control de viáticos eficaz y en tiempo real, con una menor cantidad de procesos administrativos manuales. Estas herramientas permiten definir las personas facultadas para revisar, aprobar o rechazar los reembolsos o anticipos que realicen los colaboradores, lo que agiliza significativamente el flujo de estos procesos.
Asimismo, las funciones de la plataforma facilitan la validación de los CFDI ante el SAT, incluyendo EFOS, el anexo 20 y los errores, alteraciones o duplicidades. Además, los usuarios cuentan con un buzón inteligente, que permite extraer información directamente de los archivos XLM, de modo que no necesitan capturar nada manualmente.
Por otro lado, el sistema permite configurar las políticas de control de viáticos según las necesidades de la empresa. De este modo, la plataforma enviará notificaciones a los autorizadores cuando algún gasto esté fuera de las directrices de estas políticas. Este software se puede integrar con numerosos sistemas ERP utilizados en las compañías y sus funciones proporcionan un cálculo de la deducibilidad de los respectivos desembolsos.
Los beneficios de aplicar un sistema de gestión de viáticos
Aplicar un sistema digital de control de viáticos puede aportar varios beneficios en las empresas, en especial cuando se trata de gastosdeviaje.mx y sus avanzadas funcionalidades. Estas herramientas ofrecen un ahorro de tiempo significativo en el procesamiento de los comprobantes reportados, brinda un mecanismo para validarlos ante las autoridades fiscales, comprobar el cumplimiento de las políticas de viáticos y así evitar cualquier uso indebido de estos recursos por parte de los colaboradores. Al mismo tiempo, estos últimos acceden a un mecanismo mucho más eficiente para gestionar sus reembolsos y devoluciones. Esto les permite comprobar sus gastos mediante trámites mucho más ágiles y sencillos, lo que facilita significativamente sus labores durante su respectivo viaje empresarial.