La prueba irrefutable sobre la necesidad de herramientas de comunicación entre los empleados de primera línea es el hecho que todos hacen un uso más o menos formal de WhatsApp para cuestiones laborales. La mayoría de empleados en trabajos “esenciales”, fuera de oficina, declara usar WhatsApp para coordinarse con empresa y compañeros.
Los problemas del uso de WhatsApp personal como herramienta de trabajo son evidentes. Por un lado, la empresa no puede garantizar el derecho a la desconexión digital; al empleado se le mezclan en su WhatsApp personal conversaciones particulares con familia y amigos, con cuestiones laborales que pueden entrar con una notificación al móvil en cualquier momento cuando no está trabajando. Por otro lado, el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos es imposible: en el momento en que la empresa crea un grupo de WhatsApp con miembros de un equipo, automáticamente los nombres y apellidos, fotos de perfil y teléfonos móviles de los empleados pasan a ser visibles para todos. No son pocas las personas que declaran que no se sienten cómodas compartiendo sus datos personales con compañeros de trabajo. Adicionalmente, todo lo que sucede en WhatsApp en relación con conversaciones laborales no es propiedad de la empresa. Si hay información sensible como partes de baja laboral u otro tipo de información hay que tener presente que la propiedad de las comunicaciones no es de la empresa ni del empleado, sino de Meta, la empresa propietaria de WhatsApp. Por último está la cuestión del acceso a las conversaciones; cuando hay WhatsApp de empresa desde la central no se tiene acceso a ellos. Hay miles de conversaciones que suceden entre móviles personales de empleados y responsables y en caso de litigio (p.e. por casos de bullying o acoso sexual) la organización no tiene capacidad alguna de acceder a las conversaciones.
Eliminar el uso de WhatsApp en el entorno laboral, como aplicación de comunicación corporativa
Cuando las empresas dan el paso de implantar portales de empleado o intranets no consiguen erradicar el uso de WhatsApp por motivos profesionales. Las razones son obvias: estas soluciones tecnológicas no incorporan la capacidad de conversar horizontalmente, entre empleados, y, por lo tanto, las necesidades de comunicación y coordinación no quedan cubiertas. Cuando hay funcionalidad de comunicación, es siempre unidireccional de la empresa a los empleados, con limitadas o nulas capacidades de diálogo o interacción.
Ommnio es ahora mismo una de las mejores herramientas para ello, ya que se trata de una plataforma que ha sido pensada, diseñada y creada exclusivamente para que una empresa se comunique con sus trabajadores de primera línea. Al día de hoy, es una de las soluciones más eficaces en este aspecto.
Valores diferenciales entre WhatsApp y Ommnio dentro de una empresa
WhatsApp no fue creada para la comunicación de empleados. Así que su uso en entorno profesional es una anomalía que solo viene a demostrar que la necesidad de tecnología es evidente.
Ommnio plantea la misma experiencia de usuario que WhatsApp, porque busca que los usuarios entiendan desde el primer momento cómo utilizar la aplicación. No es necesario formar a los empleados y desde el momento de instalar la app es totalmente intuitivo su uso. A partir de ahí, son muchísimas las diferencias entre ambas plataformas: el control de accesos sobre quién ve cada conversación siempre está en manos de la empresa, la propiedad de las conversaciones es siempre de la empresa, que puede acceder a las mismas si lo requiere. Adicionalmente, Ommnio incorpora muchísima más funcionalidad diseñada específicamente para empleados de primera línea: distribución de documentos, chatbots, registro horario, confirmación de lectura de documentos, firma digital. La sustitución de WhatsApp es solo el principio; una vez implantada la tecnología las mejoras en eficiencia operativa de la empresa son enormes.