La mayoría de las pymes de la Región ya ha abierto alguna vez ChatGPT. Alguien del equipo pidió un correo o una idea para una publicación, el resultado fue aceptable y ahí terminó la historia. Para ayudar a dar el siguiente paso, la Oficina Acelera Pyme (OAP) de AJE Región de Murcia ha publicado el informe IA en acción: cómo integrar la inteligencia artificial en la empresa con criterio, seguridad y resultados, elaborado por Raúl Díaz y Jesús Martínez, de la empresa tecnológica Selspy, con motivo de la Semana de la IA.

El documento parte de un diagnóstico sencillo. Según sus autores, el salto pendiente en las pymes no es tecnológico sino de forma de trabajar. Se trata de dejar atrás las pruebas sueltas, cada una a su manera, para que la IA participe de forma estable en tareas concretas del negocio. El informe describe un recorrido de cuatro etapas: el apoyo puntual, el trabajo sistemático con instrucciones guardadas y reutilizadas, la automatización de tareas repetitivas y, por último, los agentes, sistemas capaces de consultar información y encadenar pasos dentro de unos límites marcados. La guía se centra en el paso de la primera a la segunda etapa, donde según los autores "más se gana con menos riesgo".

Un ayudante rápido, pero sin criterio comercial

Para quien nunca la ha usado, el informe propone una imagen: la IA es un ayudante muy rápido y muy leído, que trabaja a cualquier hora y no se cansa, pero que no conoce la empresa y quiere quedar bien incluso cuando no sabe la respuesta. A un ayudante así no se le entrega el negocio, se le encargan tareas bien explicadas y se revisa lo que entrega.

Los límites están identificados. La IA puede inventarse datos con total apariencia de seguridad, arrastrar sesgos de los textos con los que se entrenó y trabajar con información desactualizada. Tampoco sabe nada de los clientes, los precios o la historia de una empresa salvo que se le cuenten. Ninguno de estos límites impide aprovecharla, sostiene el informe, pero sí obligan a no usarla a ciegas. Empezar, añade, no exige conocimientos técnicos ni inversión: basta con abrir una cuenta en un asistente, elegir una tarea real de la semana pasada y pedirla con una estructura adecuada.

La responsabilidad no se delega

El primer bloque del informe se dedica al uso seguro y arranca con una advertencia: la empresa responde de las herramientas que elige, de los datos que introduce, de los resultados que utiliza y de las decisiones que toma con ellos. Si una IA redacta un contrato con un error y ese contrato se firma, el problema no es de la IA.

El mayor riesgo práctico, según el documento, aparece al usarla en materias que no se dominan, porque una respuesta puede estar impecablemente redactada y ser incorrecta. La regla es asimétrica. Para inspirarse, ordenar ideas o preparar borradores hay vía libre, pero todo lo que tenga consecuencias jurídicas, fiscales, laborales, financieras, sanitarias o técnicas debe pasar antes por una persona capaz de comprobarlo.

Con los datos ocurre algo parecido. En herramientas gratuitas o no autorizadas no deben introducirse datos personales de clientes o empleados, nóminas, contratos, secretos comerciales ni precios de coste, porque muchas de ellas usan lo que se escribe para mejorar sus modelos. La solución que plantea el informe no es renunciar a la ayuda sino anonimizar, sustituyendo nombres por etiquetas como [CLIENTE] o [EMPLEADO], y recurrir a las versiones de empresa cuando el uso con datos reales sea frecuente.

Los errores más repetidos en las pymes no son sofisticados: copiar respuestas sin leerlas del todo, dar por buenas cifras que nadie ha comprobado, pegar información confidencial en el chat para ir más rápido o dejar que la herramienta opine donde hace falta criterio profesional. Se evitan, según los autores, con dos medidas baratas: dos horas de formación para el equipo y una política interna de una sola página.

Empezar por lo que cuesta dinero, no por la herramienta

Otro de los mensajes del informe es que las implantaciones suelen fracasar porque se empieza por la herramienta, que alguien vio en un vídeo, y solo después se le busca un uso. El orden correcto es el inverso: primero la necesidad, después el caso y, al final, la herramienta.

El mejor lugar para buscar los primeros casos son las "fugas de tiempo": responder los mismos correos, pasar notas a limpio, redactar presupuestos, preparar la publicación semanal, picar datos de facturas o escribir actas. Ninguna parece grave por separado, pero quince minutos diarios de tarea mecánica suman más de cincuenta horas al año por persona, más de una semana laboral. Para detectarlas, el informe propone que cada miembro del equipo apunte durante una semana qué hace y cuánto le cuesta, y filtre después con cuatro preguntas: si la tarea se repite, si sigue un patrón, si exige criterio o solo cuidado y qué pasaría si el resultado fuera correcto pero no brillante.

Los primeros casos deben ser de bajo riesgo y alto volumen, como borradores, resúmenes, clasificaciones o textos internos. Los usos sensibles, como interpretar normas, evaluar a personas o responder en nombre de la empresa sin revisión, son "el destino" y no el punto de partida. Y desde el primer día conviene medir cuánto costaba la tarea antes, cuánto cuesta ahora y cuántas veces hay que corregir el resultado.

El arte de pedir: seis piezas para un buen prompt

El núcleo del documento está dedicado a cómo formular las instrucciones, los llamados prompts. Una petición completa combina seis piezas: rol, contexto, objetivo, formato, restricciones y ejemplo. La que más gente se salta, y la que más cambia el resultado, es el contexto.

El informe lo ilustra con el caso de una tienda de lámparas artesanales del centro de Murcia. La petición habitual, "escríbeme un post para Instagram sobre mi tienda de lámparas", genera un texto correcto pero idéntico al de cualquier otra tienda del mundo. La versión completa describe a los clientes (de 30 a 55 años, con interés por el diseño y en plena reforma), pide tres versiones de un máximo de 60 palabras, fija el objetivo de que la gente pase por la tienda ese fin de semana, veta emojis y frases hechas e incorpora un dato que ninguna IA podría inventar: la colección de cerámica está hecha junto a un taller de Totana y cada pieza va numerada. Ese dato propio, explica el informe, es lo que hace que el texto sea suyo.

La guía recoge además varios hábitos de eficiencia. Entre ellos, pedir a la IA que haga preguntas antes de responder, solicitar varias versiones en lugar de una, usarla como primer lector crítico ("critica esta propuesta como lo haría un cliente escéptico") y guardar en un documento compartido los prompts que funcionan. También presenta los metaprompts, que consisten en pedir a la propia IA que entreviste al usuario y redacte la instrucción por él.

Verificar y evitar el "tono de máquina"

El informe dedica un apartado a la verificación, que considera parte del método y no un extra para desconfiados. Propone pedir que se separen hechos comprobables, estimaciones y opiniones, prohibir que se rellenen huecos con suposiciones y comprobar personalmente toda cifra, fecha, nombre o norma que vaya a salir de la empresa. La fórmula elegida para resumirlo es que la IA es "una magnífica redactora y una pésima notaria".

Otro capítulo se ocupa de lo que delata a un texto generado y publicado sin retocar, algo que cada vez más gente reconoce y que resta credibilidad. Entre las señales figuran el abuso de la raya larga, fórmulas calcadas como "no es solo X, es Y", vocabulario inflado, listas simétricas de tres elementos, ausencia de datos propios, cierres con moraleja y, en las imágenes, manos extrañas, rótulos ilegibles y una iluminación demasiado perfecta. El antídoto tiene dos partes. La primera es vetar esas muletillas en la instrucción y obligar a anclar el texto en datos reales. La segunda, que no puede hacer ninguna máquina, es leer el resultado en voz alta y añadir el detalle que solo conoce el negocio, ese último veinte por ciento que "firma" el texto.

Casos prácticos por áreas y sectores

La guía incluye plantillas listas para rellenar en seis áreas de la empresa:

• Dirección: preparar una decisión, como abrir un segundo local, con un análisis DAFO y una separación clara entre datos propios e hipótesis, sin que la IA emita la recomendación final.
• Marketing: montar el calendario mensual de contenidos con una columna que obliga a pensar en la producción de fotos y vídeos, y con huecos libres para la actualidad.
• Ventas: preparar un argumentario y practicar objeciones mediante un juego de rol en el que la IA hace de cliente difícil.
• Administración: redactar una escalera de tres correos para reclamar una factura, a los 7, 21 y 40 días del vencimiento.
• Recursos humanos: elaborar un plan de acogida por semanas para quien se incorpora, dejando fuera cualquier evaluación de rendimiento, que debe hacerse con criterio humano y garantías.
• Atención al cliente: responder a una reseña negativa en Google con menos de 90 palabras, reconociendo el punto concreto y sin fórmulas corporativas.

El informe añade ejemplos para comercio local, restauración, despachos profesionales, industria y talleres, autónomos y formación. En todos se repite el mismo patrón: información real, formato y límites claros, y la última palabra para una persona. También dedica un apunte a quienes quieren crear un negocio. La IA es útil para investigar el mercado, analizar competidores o esbozar un plan, pero ningún negocio se valida en un chat, sino "con clientes que pagan".

De los prompts a las automatizaciones y los agentes

Cuando un prompt se usa cada semana con buen resultado, llega el momento de automatizarlo. Entre los ejemplos más rentables para una pyme, el informe cita la reunión grabada que se convierte sola en acta y lista de tareas, el buzón que clasifica los correos y deja borradores de respuesta y el informe de ventas que se monta cada lunes. Herramientas como Zapier, Make o Power Automate permiten encadenar estas tareas sin programar.

Los agentes de IA se presentan como la dirección clara del mercado, aunque el orden recomendado para una pyme es dominar antes los prompts y las automatizaciones simples. La regla de oro es que a más autonomía debe haber más control. Antes de activar cualquier automatización han de estar respondidas seis preguntas: qué la activa, qué datos usa, qué hace exactamente, quién revisa el resultado, qué ocurre si falla y cómo se detiene. Al principio, la máquina prepara y la persona aprueba y envía, porque el envío automático "se gana con semanas de resultados limpios".

Cómo elegir herramienta

El informe no pretende ser un catálogo, dado que el mercado cambia cada mes, sino un mapa de categorías con ejemplos consolidados: asistentes conversacionales (ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot), búsqueda y documentación (Perplexity, NotebookLM), reuniones y transcripción (Fireflies, tl;dv), imagen y diseño (Canva, Adobe Firefly), vídeo y audio (CapCut, Descript, ElevenLabs), automatización (Zapier, Make, Power Automate), páginas web (Selspy, Lovable) y atención al cliente (Tidio, Crisp).

Los criterios de compra, en cambio, no caducan. La herramienta debe resolver una necesidad concreta, entenderse sin manual, tener un coste mensual claro, informar de adónde van los datos, integrarse con las aplicaciones que la empresa ya usa y permitir cambiar de proveedor sin perder la información.

Un plan de tres fases

El documento cierra con una hoja de ruta que cualquier empresa puede seguir sin ayuda externa. La primera fase es un diagnóstico de dos semanas para identificar fugas de tiempo, inventariar qué herramientas usa ya el equipo por su cuenta (la respuesta "sorprende casi siempre") y elegir uno o dos casos piloto con un responsable con nombre y apellidos. La segunda es un piloto de un mes en el que se prueba, se forma a las personas implicadas y se mide tiempo y calidad; el piloto que no demuestra utilidad se cierra "sin drama". La tercera, a partir del segundo mes, amplía solo lo que ha funcionado, aprueba la política interna definitiva, comparte la biblioteca de prompts y revisa cada trimestre qué se mantiene, qué se mejora y qué se retira.

Como recursos prácticos, el informe incluye una plantilla maestra de prompt, una ficha de caso de uso de media página, una lista de comprobación previa a automatizar una tarea y un modelo de política interna de una página, que debe revisarse cada seis meses.

Qué es la Oficina Acelera Pyme

Las Oficinas Acelera Pyme forman parte de un programa de Red . es, entidad pública adscrita al Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública a través de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial. En su convocatoria de 2025 cuentan con más de 29 millones de euros de ayuda concedida para impulsar la digitalización de pymes, autónomos y emprendedores. La ayuda máxima alcanza el 80% del presupuesto subvencionable y está cofinanciada por la Unión Europea a través de los fondos FEDER del periodo 2021-2027.

En la Región de Murcia, la oficina la gestiona AJE Región de Murcia. Ofrece talleres, charlas y mesas redondas en distintos municipios, programas como Go!Lab para startups en fase presemilla y semilla y Next Step para empresas en crecimiento, visitas a empresas tecnológicas, jornadas de networking, orientación con diagnóstico inicial, formación online, una bolsa de empleo de perfiles tecnológicos y un observatorio de transformación digital con informes y un buscador de ayudas y subvenciones.

Sobre Selspy

Selspy, autora del informe, es un software que permite a emprendedores generar su web o tienda online en cuestión de segundos. El usuario introduce unos datos de su negocio o idea y la herramienta genera varias páginas entre las que elegir. Entre sus rasgos diferenciales, según el propio informe, están el bajo coste de publicación y alojamiento y un proceso intuitivo para tener una web de calidad en pocos minutos.

Una sola idea para empezar

Las conclusiones del informe insisten en que la IA no sustituye el conocimiento del negocio ni diluye la responsabilidad de quien firma, pero sí devuelve el tiempo que se va cada semana en redactar, resumir, clasificar y repetir. La diferencia entre las empresas que le sacan partido y las que se quedan en la anécdota, sostienen los autores, está en el método y no en la herramienta ni en lo que se paga por ella. Su recomendación final es elegir una tarea pequeña y real esta misma semana, pedirla con la plantilla maestra y medir lo que pasa: "Casi nadie vuelve atrás."