La Autoridad Portuaria de Cartagena ha sacado a licitación el contrato para la digitalización integral de su fondo documental, una actuación con un presupuesto de licitación de 294.543,65 euros, IVA incluido, y un plazo de ejecución de dos años, que permitirá modernizar la gestión de la documentación administrativa y avanzar en el proceso de transformación digital de la entidad.
El proyecto contempla la digitalización y organización de más de 1,19 millones de documentos y archivos, correspondientes tanto a documentación histórica en papel como a información digital dispersa en diferentes repositorios. El objetivo es disponer de un sistema documental único, estructurado y accesible que facilite el trabajo diario de los distintos departamentos y garantice una gestión más eficiente, segura y adaptada a la administración electrónica.
El contrato comprende todas las fases del proceso, desde el inventariado, preparación y transporte de la documentación hasta su digitalización, reconocimiento óptico de caracteres (OCR), indexación mediante metadatos, control de calidad e incorporación al sistema corporativo de gestión documental.
El presidente de la APC, Pedro Pablo Hernández, ha dicho que "la transformación digital también pasa por modernizar la forma en la que gestionamos nuestra información. Este proyecto nos permitirá trabajar con mayor agilidad, mejorar el acceso a la documentación y garantizar su conservación con todas las garantías, reforzando la calidad del servicio que prestamos" y ha añadido que gracias a este proceso, "los expedientes podrán localizarse tanto por su clasificación como por el contenido de los documentos, reduciendo los tiempos de búsqueda y mejorando la disponibilidad de la información".
Además, el adjudicatario deberá implantar un sistema de trazabilidad que permitirá conocer en todo momento la ubicación y el estado de cada expediente durante el proceso de digitalización, garantizando la cadena de custodia desde su retirada hasta su devolución a la Autoridad Portuaria. El contrato también establece controles de calidad sobre la totalidad de la documentación tratada, asegurando la fidelidad de las copias digitales y el cumplimiento de los requisitos de seguridad y protección de datos.
La nueva plataforma documental estará integrada en el entorno corporativo de la Autoridad Portuaria, lo que permitirá unificar criterios de clasificación, mejorar la interoperabilidad entre departamentos y facilitar la conservación a largo plazo de la documentación administrativa.