Las consejerías de Hacienda y Administraciones Públicas, y de Turismo, Cultura y Medio Ambiente han aprobado el protocolo a seguir para la gestión de documentos electrónicos, que garantiza la creación y el tratamiento de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo.
El consejero de Hacienda y Administraciones Públicas, Andrés Carrillo, explicó que "la Región es la séptima comunidad autónoma que publica esta política, lo que significa un paso más en la implantación total de la Administración electrónica. Esto permitirá que los ciudadanos ahorren costes, realicen trámites más ágiles y que puedan acceder a la Administración y consultar sus expedientes por medios electrónicos, desde cualquier lugar las 24 horas del día".
La política de gestión y archivo de documentos electrónicos incluye los siguientes procesos: captura, que es la entrada del documento a la Comunidad; registro, con la asignación de un número al documento; clasificación, que es la inclusión del documento electrónico en un expediente electrónico; descripción, que consiste en la asignación de palabras clave a un documento para facilitar su posterior localización; acceso, que es la consulta de un documento, tanto por parte de empleados públicos como de ciudadanos; calificación, que es la valoración del documento, para definir tanto su acceso como el periodo de conservación del mismo; conservación, relativa al tiempo de permanencia del documento; transferencia, es decir, el traslado de un documento a un archivo; y eliminación, que es la destrucción del documento si procede, una vez transcurrido el tiempo establecido.
Este protocolo define el ciclo de vida de los documentos electrónicos en la Comunidad Autónoma, que es necesario desde la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que contempla que el procedimiento administrativo debe ser electrónico y también los documentos que se tramitan.
La política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración regional se publicó el pasado 22 de septiembre en el Boletín Oficial de la Región de Murcia (BORM).