La implantación progresiva de la factura electrónica obligatoria en Europa, el aumento de las exigencias de trazabilidad documental y la creciente presión por mejorar la productividad están acelerando la digitalización administrativa de las pequeñas y medianas empresas. En este contexto, la compañía alemana DocuWare ha presentado una nueva generación de herramientas basadas en inteligencia artificial orientadas a automatizar la gestión documental y simplificar procesos internos.
La compañía dio a conocer estas novedades durante DocuWorld EMEA, su encuentro anual celebrado en Berlín, donde reunió a 900 partners de 40 países para presentar su nueva estrategia tecnológica y el despliegue de funcionalidades que comenzará en los próximos meses y se extenderá hasta otoño de 2026.
“Las empresas están gestionando un volumen cada vez mayor de información, documentos y procesos administrativos. La inteligencia artificial ya no es una tecnología experimental: empieza a convertirse en una herramienta práctica para reducir tareas repetitivas, mejorar el acceso a la información y facilitar el trabajo diario”, señaló Michael Berger, CEO de DocuWare.
Entre las principales novedades destaca DocuWare Aura, un asistente basado en IA que permite buscar, resumir y comparar información contenida en documentos almacenados en la plataforma. El objetivo es reducir el tiempo dedicado a localizar datos, revisar documentación o consultar contratos, facturas y expedientes internos.
La compañía también ha anunciado nuevas capacidades para su solución de Procesamiento Inteligente de Documentos (Docuware IDP), incorporando modelos de IA generativa capaces de extraer información de documentos sin necesidad de entrenamiento previo. Esto permite automatizar procesos documentales de forma más rápida y flexible, especialmente en organizaciones que gestionan grandes volúmenes de documentación heterogénea. Los usuarios pueden elegir entre dos opciones de extracción: la extracción clásica es un método consolidado que ofrece control total y resultados predecibles, mientras que la extracción Zero Shot basada en IA generativa utiliza la tecnología más avanzada para obtener resultados fiables. Aprende rápidamente de los datos del usuario y mejora con el feedback, lo que la convierte en una opción más rápida y flexible.
Los clientes de DocuWare se benefician de capacidades avanzadas de extracción y procesamiento de información basadas en IA, con tecnología OCR compatible ahora con 20 idiomas, lo que facilita aún más la automatización de la captura documental en los idiomas locales de negocio. Los usuarios pueden configurar fácilmente los flujos de IDP dentro de DocuWare y entrenar nuevos modelos según sea necesario. Además, la funcionalidad Master Data Matching permite limpiar o enriquecer datos de documentos comparándolos con datos maestros de otras fuentes, convirtiendo rápidamente los documentos en registros empresariales utilizables.
Uno de los focos estratégicos de DocuWare para 2026 será la factura electrónica y la integración entre sistemas empresariales. Su servicio de facturación electrónica ya se encuentra operativo en distintos mercados europeos y continuará desplegándose en nuevos países para responder a las nuevas exigencias normativas.
La compañía también ha presentado una nueva plataforma de integración diseñada para conectar de forma más sencilla herramientas de gestión documental con sistemas ERP, CRM y otras aplicaciones empresariales. Según la empresa, el objetivo es reducir la complejidad técnica y facilitar que las pymes puedan automatizar procesos sin grandes desarrollos tecnológicos. Incluso, se presenta una nueva experiencia de usuario completamente renovada para DocuWare, con acompañamiento móvil, que ofrece una interfaz mejorada basada en las WCAG (Web Content Accessibility Guidelines), estándar globalmente reconocido en accesibilidad digital. A partir de este otoño, permitirá configurar integraciones en unos pocos pasos guiados, facilitando una conexión más rápida y sencilla.
“La automatización documental ya no es únicamente una cuestión de eficiencia. Para muchas empresas empieza a ser también una necesidad operativa y regulatoria”, explicó Michael Bochmann, Chief Product & Technology Officer de DocuWare. Las nuevas funcionalidades estarán disponibles progresivamente para clientes cloud de DocuWare a lo largo de 2026.
Sobre DocuWare
DocuWare es un proveedor líder de soluciones de gestión documental y automatización de flujos de trabajo. Junto con su red de más de 800 partners, ha ayudado a aproximadamente 21.000 clientes en más de 100 países a simplificar su trabajo mediante la digitalización, automatización y transformación de procesos clave. La sede corporativa de DocuWare se encuentra en Germering (Alemania). Su oficina en Estados Unidos está en Nueva York. La compañía cuenta además con oficinas en Saarbrücken (Alemania), París (Francia), Barcelona (España), Sofía (Bulgaria), Reading (Reino Unido) y Brisbane (Australia).