Un 47% de las empresas españolas ya externaliza su nómina, pero son los empleados menos satisfechos de Europa

Las empresas responden externalizando, aumenta la tendencia y el 47% ya recurre a servicios gestionados de nómina, por encima de la media europea?

España ocupa la última posición en Europa en cuanto a la puntualidad de la nómina se refiere, ya que tan sólo el 75% de los trabajadores españoles afirma recibirla siempre a tiempo, frente al 83% de media europea. La percepción sobre su fiabilidad tampoco acompaña, dado que apenas un 61% de los empleados confía en que su empresa gestione la nómina de forma precisa, siete puntos por debajo de la media del continente (67%). Sin embargo, las empresas españolas están entre las que más apuestan por profesionalizar este servicio, con un 47% que ya recurre a servicios gestionados de nómina (MPS), por encima de la media europea (44%), y se prevé que casi 6 de cada 10 compañías (59%) externalicen total o parcialmente su nómina en los próximos tres años. Tal y como se desprende de la última encuesta ‘HR & Payroll Pulse 2026’ de SD Worx, proveedor líder europeo de soluciones de RRHH, realizada entre 5.936 responsables de RRHH y 16.500 empleados de 16 países europeos.

La brecha entre inversión empresarial y experiencia del empleado

Los datos revelan una llamativa desconexión entre los esfuerzos de las empresas y lo que perciben los trabajadores en España. La experiencia de nómina de los empleados españoles se sitúa por debajo de la media europea en todos los indicadores clave:

En puntualidad: sólo el 75% de los empleados españoles confirma que su nómina llegue siempre a tiempo, el porcentaje más bajo de todos los países analizados (media europea: 83%). 

En precisión: un 61% la percibe como precisa y fiable, frente al 67% europeo. 

En seguridad de datos: el 65% confía en que sus datos personales y salariales se gestionan de forma segura (media europea: 69%). 

Claridad: solamente el 64% considera que su nómina es fácil de leer y entender (media europea: 69%).

Desde la perspectiva de las empresas, la percepción es más positiva, puesto que el 73% de los responsables de RRHH españoles considera que la nómina se procesa de forma precisa en su organización, y el 70% califica su proceso de nómina como eficiente en costes. No obstante, el 30% reconoce haber tenido incidencias de cumplimiento normativo o hallazgos en auditorías relacionados con la nómina durante el último año, una cifra cercana a la media europea (32%).

La externalización se consolida como modelo dominante en España

Pese a esta brecha en la percepción, las empresas españolas continúan apostando con fuerza por la externalización. El modelo más extendido es el de los servicios gestionados de nómina (MPS), que combina software externo con apoyo parcial de expertos, que ya lo utiliza el 47% de las empresas españolas (por encima de la media europea del 44%) y se espera que alcance el 50% en tres años.

La externalización total (BPO) también gana terreno. Pasará del 5% actual al 9%. En conjunto, casi 6 de cada 10 empresas españolas (59%) confiarán la gestión de su nómina, total o parcialmente, a proveedores externos antes de 2029.

En paralelo, los modelos puramente internos pierden presencia. Las empresas que gestionan la nómina con software y personal propio pasarán del 18% al 14%, mientras que el modelo SaaS (software externo gestionado con equipos internos) descenderá del 21% al 16%.

Autoservicio, transparencia y ciberseguridad son prioridades de la nómina española

Las empresas españolas tienen claras sus áreas de inversión para mejorar la gestión de sus nóminas en el presente 2026, con especial atención a la experiencia del empleado. Las soluciones de autoservicio para empleados (consulta de nómina, solicitud de vacaciones, etc.) encabezan las prioridades de inversión (22%), seguidas de cerca por las iniciativas de transparencia salarial (21%) y la privacidad y ciberseguridad de los datos de nómina (21%). Completan el top cinco las prácticas de sostenibilidad relacionados con la nómina, como los procesos sin papel y la eficiencia energética (20%), y el cumplimiento normativo ante nuevas leyes laborales y fiscales (19%).

Destaca la prioridad dada a la transparencia salarial (21%), dos puntos por encima de la media europea (19%), en un contexto marcado por la inminente transposición de la directiva europea de transparencia salarial, cuyo plazo vence en junio de 2026. De hecho, el 57% de las empresas españolas afirma estar invirtiendo activamente en mayor transparencia retributiva, y un 64% considera estar preparada para cumplir con la directiva.

Sin embargo, el autoservicio digital (primera prioridad inversora) sigue siendo una asignatura pendiente para los empleados, ya que sólo el 34% de los trabajadores españoles dispone de opciones fáciles de autoservicio para gestionar tiempo, permisos y nómina, seis puntos por debajo de la media europea (40%).

La nómina abraza la IA de forma progresiva, aunque sin urgencia

La integración de la inteligencia artificial en los procesos de nómina se sitúa en una posición intermedia entre las prioridades españolas para 2026 (18%). A nivel europeo, los profesionales de RRHH ya utilizan la IA principalmente en tres áreas: control horario y asistencia (31%), reporting y analítica (28%) y gestión de nóminas (27%). Finlandia lidera la adopción, superando la media europea en las tres categorías.

“La nómina está evolucionando de una actividad transaccional de back-office a una función estratégica dentro de los RRHH, las finanzas y la gestión de la plantilla”, afirma Michael Custers, Chief Strategy Officer de SD Worx. “La complejidad regulatoria crece y las expectativas en torno a la seguridad de los datos siguen aumentando. Como consecuencia, las empresas están pasando de modelos basados únicamente en servicios a plataformas de nómina más tecnológicas e integradas. Necesitan automatización, validación impulsada por IA, procesamiento continuo de nóminas e integraciones fluidas con otros sistemas. Todo ello reduce el trabajo manual y mejora la velocidad y la precisión. Pero los fundamentos siguen siendo esenciales: cumplimiento, exactitud y fiabilidad operativa”.