El análisis de gastos o spend analysis consiste en un proceso sistemático en el que se examinan los datos históricos relacionados con las adquisiciones de una empresa. Esto incluye las adquisiciones de bienes, las contrataciones de servicios, los volúmenes de transaccionalidad, carga operativa, entre otros aspectos.
Llevar a cabo este tipo de diagnósticos puede generar una gran carga de trabajo, además de involucrar diversas dificultades ante la complejidad de las operaciones. Sin embargo, independientemente de lo desafiante que puede resultar, se trata de un asunto que debe ser abordado porque es esencial para tener claridad sobre las tendencias de gastos y tomar decisiones inteligentes.
En este marco, existe la posibilidad de delegar el análisis de gastos a empresas especializadas, como GPM Global Purchasing Management que centra su servicio en generar información valiosa para identificar las oportunidades de reducción de costes. Esto resulta crucial en todo proceso de abastecimiento estratégico.
El valor de los datos
El análisis de gastos hoy en día ha cobrado una singular importancia en todo tipo de organizaciones. Esto sucede porque ante el incremento de la competitividad, las empresas han comprendido que quedaron atrás los tiempos en que las decisiones se tomaban con base en intuiciones o especulaciones sin fundamento real.
Por lo tanto, en el contexto actual, los datos precisos, las estadísticas y los análisis profesionales desempeñan una función crucial para el crecimiento, la rentabilidad y la sostenibilidad de los negocios. En lo que concierne a los gastos, la finalidad de hacer estudios históricos es visibilizar los patrones de compra y contrataciones que se han implementado en el pasado.
Asimismo, un buen diagnóstico ofrece información precisa sobre cuáles son las materias primas más o menos costosas, los proveedores que son más estratégicos, los servicios u obligaciones que generan pérdidas, etc.
De igual modo, el análisis de gastos permite hacer pronósticos futuros, lo que tiene un gran valor para detectar oportunidades y tomar previsiones ante posibles escenarios de adversidad.
Orden y clasificación
GPM advierte que con frecuencia se confunde el análisis de gastos con el sistema de registro del negocio (ERP). Al respecto, la empresa aclara que generalmente estos datos se orientan más a las finanzas que a las compras, por lo que suelen estar desorganizados.
Por el contrario, la principal función del análisis de gastos es ordenar y clasificar todos los datos para visibilizar los detalles de las adquisiciones. Por lo tanto, la información necesaria para elaborar este diagnóstico sistemático suele incluir fecha, descripción de la transacción, nombre del proveedor y precios.
En ese sentido, la consultoría explica que la extracción de la información se realiza integrando múltiples fuentes como archivos, bases de datos, documentos de Excel, etcétera. En el proceso se combinan 3 elementos: captura inicial de datos (ERP) y depuración, su conversión en información mediante herramientas de análisis y categorización y segmentación del gasto.
Luego se insertan esquemas comunes con campos específicos como proveedor, categoría, centro de coste, geografía y fecha. Finalmente, se procede con la clasificación y enriquecimiento de los datos.