El avance de la tecnología ha cambiado algunos procesos en las empresas.
En cuanto a las reuniones, hoy en día existen múltiples alternativas. Hay organizaciones que continúan con el formato tradicional y presencial. Otras, en cambio, prefieren la virtualidad. En este contexto, la posibilidad de realizar reuniones híbridas surge como una solución intermedia que resulta beneficiosa.
Con respecto a esto, los especialistas de la consultora Kawaru Consulting expresan que esta modalidad es flexible y, al mismo tiempo, permite conseguir un compromiso mayor de parte de los asistentes. En este tipo de encuentros, los participantes presenciales se congregan en un espacio físico determinado y se conectan con otros a través de herramientas virtuales.
Las ventajas de las reuniones híbridas
En primer lugar, esta modalidad permite conseguir un mayor índice de asistencia. Esto se debe a la facilidad que ofrece la posibilidad de acceder por medios digitales. De esta manera, una reunión se transforma en un evento más versátil y completo. Además, la tecnología se puede emplear para ofrecer mejor contenido e información más precisa.
Al contar con herramientas digitales adecuadas, no solo se fomenta la asistencia, sino que también se alienta la participación. Para ello, es necesario contar con dispositivos que favorezcan tanto la interacción como la comunicación. En este mismo sentido, las reuniones híbridas mejoran el compromiso de los participantes y favorecen la adopción de una actitud más activa.
Todos estos factores contribuyen a conseguir un mayor nivel de eficiencia. Asimismo, al acceder de manera online a documentos y materiales, tanto las decisiones como las comunicaciones y los temas tratados se pueden incorporar de modo inmediato a un acta que aportan seguridad jurídica a todo lo que ha pasado en la reunión y los acuerdos alcanzados en la misma.
Por último, esta modalidad contribuye a que las empresas impulsen la sostenibilidad como valor. Esto se debe a que las reuniones híbridas ahorran viajes y no requieren del uso de papel.
Llevar a cabo reuniones con participantes presenciales y virtuales
Para que esta modalidad de encuentro sea exitosa, es fundamental emplear herramientas especializadas. A propósito de esto, a día de hoy hay software específico que se utiliza para abarcar todas las fases necesarias de este proceso. Esto incluye la organización y preparación de la información, la programación y la convocatoria, y la gestión de la colaboración online.
Adicionalmente, para realizar una reunión eficiente es necesario que la experiencia sea equilibrada para todos los asistentes. Entonces, una buena alternativa es instalar una pantalla de gran tamaño para que los participantes remotos puedan interactuar de la mejor manera posible. Al mismo tiempo, es fundamental contar con equipos de audio de alta calidad.
Con el apoyo de Kawaru Consulting es posible implementar reuniones híbridas en una organización. Esta empresa se especializa en soluciones tecnológicas que añaden valor y optimizan los procesos de sus clientes.