En la actualidad, el 100% de los países europeos hacen uso de la factura electrónica en sus transacciones comerciales, un 87% de forma obligatoria y el 13% restante la utiliza de forma voluntaria

Italia lidera la implementación de la factura electrónica en el ámbito privado, Francia avanza en un proyecto sólido, y Alemania, Bélgica y Grecia diseñan planes específicos para masificar el uso de esta en los próximos tres años

La empresa subraya la importancia de PEPPOL, proyecto piloto de la Comisión Europea, como una iniciativa clave que facilita el intercambio electrónico seguro de documentos entre países, optimizando las transacciones B2B en Europa

ERES, compañía pionera y especialista en Intercambio Electrónico seguro de Documentos, ha publicado su estudio “La factura electrónica B2B en Europa”, un análisis que ofrece una visión detallada de la evolución de la factura electrónica en distintos países de la Unión Europea y los retos futuros que se avecinan en materia de transformación digital en el continente europeo en los próximos años.

Los datos reflejados en el informe publicado por SERES concluyen que el compromiso de Europa con la digitalización y la eficiencia en los procesos comerciales ha crecido significativamente, y marca un claro avance hacia la transformación digital en la región.

En Europa, el uso de la factura electrónica en el ámbito B2B se ha extendido rápidamente en los últimos años, y un número significativo de países de la Unión Europea tienen como objetivo hacer obligatorio el uso de la factura electrónica en un plazo no superior a cinco años. Actualmente, el 100% de los países europeos hacen uso de esta en sus transacciones comerciales. Además, en el ámbito de las Administraciones Públicas, el 87% de los países ya han implementado la facturación electrónica de forma obligatoria, mientras que el 13% restante la utiliza de manera voluntaria en 2023.

El éxito en la consolidación de la factura electrónica B2G en Europa

La Unión Europea, y más concretamente la Comisión Europea, llevan un largo recorrido actuando como agente dinamizador de la factura electrónica. En 2014, el Parlamento Europeo y el Consejo aprobaron la Directiva 55/UE para establecer un estándar común europeo de factura electrónica. La Directiva tenía como objetivo simplificar y unificar el proceso de facturación e intercambio entre empresas e instituciones en diferentes países, con enfoque en la reducción de costes, la mejora de la eficiencia y la promoción de la sostenibilidad en las transacciones comerciales.

Además, la masificación de la factura electrónica a nivel internacional, impulsada a través de leyes o regulaciones gubernamentales, se ha convertido en un elemento crucial en las operaciones comerciales entre empresas y autónomos. Esta herramienta, al ser obligatoria en las Administraciones Públicas, ha provocado que varios gobiernos europeos tracen planes para su integración en el sector privado. Entre estas iniciativas se encuentran la estandarización de formatos y contenidos en las facturas electrónicas, facilitando de manera considerable los procesos de facturación. Además, ha propiciado la interoperabilidad entre diversos sistemas y países, mejorando así la fluidez en el comercio transfronterizo.

Evolución del uso de la factura electrónica B2G por países europeos

A nivel europeo, Italia es pionero en la implantación de la factura electrónica en la empresa privada. En el resto del continente encontramos casos como el de Francia, que cuenta con un proyecto bastante avanzado hacia la masificación del uso de la factura electrónica, y casos como los de Alemania, Bélgica o Grecia, países donde se están diseñando planes de masificación de la e-factura, con perspectivas de implementación en un plazo máximo de tres años.

España, que incorporó la obligación de uso de este recurso en el ámbito B2G en el año 2015, ha extendido su obligatoriedad para los subcontratistas del Estado desde hace unos años.  La Ley Crea y Crece, vigente desde el 19 de octubre de 2022, marcó un hito al establecer por primera vez en la historia del país la exigencia de emplear la factura electrónica en las transacciones comerciales entre empresas y autónomos. Esta nueva normativa impactará inicialmente a aquellas empresas con una facturación superior a 8 millones de euros, las cuales deberán implementar la factura electrónica en un plazo máximo de un año tras la aprobación de las regulaciones correspondientes. Las demás empresas y profesionales tendrán un año adicional para llevar a cabo su implementación.

Futuro evolución factura electrónica en Europa

Además, el estudio de SERES concluye que Europa ha avanzado significativamente en la digitalización y eficiencia de procesos comerciales, marcando un firme progreso hacia la transformación digital en la región. Este avance se atribuye en gran medida al proyecto ViDA, una iniciativa clave de la Comisión Europea que promueve la factura electrónica con el objetivo de su completa implementación en todos los países miembros para 2030.

El proyecto ViDA, lanzado el 8 de diciembre de 2022, incorpora medidas cruciales, como la implementación de un sistema de información digital en tiempo real mediante facturación electrónica, la actualización de la normativa del IVA para la economía de plataformas y la creación de un registro único del IVA, siguiendo el modelo de ventanilla única (One-Stop-Shop - OSS). Sin embargo, se prevé la introducción de requisitos para aceptar facturas electrónicas de proveedores en transacciones nacionales en 2024, generando preocupaciones y solicitudes de aplazamiento hasta 2025. También se ha cuestionado la prohibición de facturas PDF con firma digital, lo que podría afectar a las pequeñas empresas.

Italia y Polonia desaconsejan el uso de requisitos de pre-clearance de facturas, aunque sí se solicitan verificaciones. A partir de 2028, se implementará un requisito obligatorio de informe digital casi en tiempo real para transacciones B2B intracomunitarias, como parte del proyecto ViDA para modernizar el sistema del IVA y prevenir la evasión fiscal.

Otra iniciativa europea clave es la red PEPPOL, un proyecto piloto de la Comisión Europea que facilita el intercambio electrónico seguro de documentos entre países, respaldado por especificaciones y estándares multilaterales. Aunque la UE no dicta un formato específico para las facturas electrónicas, los estados miembros suelen utilizar el Universal Business Language (UBL) adaptado a las especificaciones de PEPPOL. La Norma Europea (EN) y OpenPeppol respaldan la continuidad en operaciones comerciales, simplificando la contratación y facturación electrónica.

En el ámbito business to business (B2B), PEPPOL también optimiza las transacciones, y para las empresas más pequeñas, representa una puerta de acceso a mercados internacionales al permitir la conexión con cualquier entidad pública o privada en la red mediante su modelo de cuatro esquinas. Su fortaleza radica en su arquitectura segura, abierta y flexible, respaldada por la adopción de numerosos estándares de intercambio electrónico utilizados y probados en la comunicación B2B.

La factura electrónica, impulsada por estas iniciativas, ofrece beneficios como la optimización de procesos, la reducción de costos y una mayor competitividad. Su éxito en las Administraciones Públicas ha avivado el interés gubernamental en implementarla en transacciones B2B, destacando su papel clave en la eliminación de los procesos mecánicos relacionados con el papel, la digitalización y la automatización de operaciones empresariales y públicas.