El correo electrónico dentro de las organizaciones es una parte fundamental de la plataforma de comunicaciones internas y externas.
Este servicio de red que hace posible el envío y recepción de mensajes facilita enormemente las relaciones entre distintas personas, departamentos, empresas e instituciones. En la actualidad, funciona incluso como herramienta de marketing.
Una adecuada gestión del correo electrónico proporciona ventajas relevantes para la operación del negocio. Es rápido, funcional, económico, fácil de usar, admite el envío o recepción de archivos en diversos formatos y permite el ahorro de tinta y papel. Es por ello que sus software son muy populares.
TaxDome y su software de gestión de correo electrónico
TaxDome es el nombre de una compañía y también un software de gestión tipo ‘todo en uno’, especialmente diseñado para asesores fiscales, contables y laborales. Con esta herramienta, se pueden reemplazar docenas de aplicaciones y desde una misma pantalla manejar clientes, documentos, trabajos y equipos gracias a sus funcionalidades.
Precisamente una de las funcionalidades de este poderoso programa es la posibilidad de sincronizar el correo electrónico. El director en España de TaxDome, Edwin González, explicó que su solución ofrece una respuesta efectiva al congestionamiento en la bandeja de entrada del email. Advierte que este es un problema particularmente grave en compañías que manejan múltiples clientes.
Al ser un canal de comunicación ampliamente usado, todas las operaciones de una organización generan una gran cantidad de mensajes en estas plataformas. Sin una adecuada gestión del correo electrónico es muy fácil que se amontonen generando problemas no solo a nivel interno. González resalta que, en el ámbito externo, la falta de respuestas oportunas es causal de insatisfacción en clientes y proveedores, perjudicando la imagen de la compañía.
El primer paso es poner orden
El director de TaxDome en España sostiene que una ventaja del software de TaxDome en la gestión del email es ordenar la bandeja de entrada. González explica que con este primer paso se comienza la agilización de los mensajes para los clientes, los proveedores y el personal de la empresa.
Indica que con la función de buzón compartido se pueden organizar los correos que se envían en función del perfil de cada cliente. De esta manera, los correos se direccionan desde y hasta cada miembro de la organización según sus funciones y capacidad de respuesta. Si alguno de ellos se ausenta, es posible reasignar la comunicación a otro integrante del equipo y retomarla en el punto donde había quedado.
Para facilitar la gestión de correo electrónico, el software de TaxDome es capaz de guardar los archivos que envían los clientes en sus propios perfiles. TaxDome destaca que el programa de su empresa es sumamente sencillo de integrar. Esta herramienta poderosa es compatible con Outlook, Gmail y otros proveedores de mensajería virtual.