El pasado mes de septiembre se publicó en el BOE la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento que, como medida estrella, impone el uso de la Factura Electrónica en las relaciones comerciales de empresas y autónomos. Este punto de la Ley ha generado una gran expectativa, ya que implicará que todas las empresas dispongan de un software que dé respuesta a este nuevo requerimiento legal.

El 20 de junio se publicó el borrador del Reglamento Técnico de la Ley en referencia a la Factura Electrónica. Desde ese momento, se inició el trámite de audiencia pública del reglamento, que finalizó el 10 de julio de 2023. 

A continuación, eDiversa Group cuenta cuáles son los puntos principales que desarrolla el reglamento.

Qué es y cómo debe ser la Factura Electrónica 

Son facturas electrónicas aquellas facturas emitidas y recibidas en formato electrónico entre empresarios y profesionales, que documentan operaciones comerciales concertadas entre ellos. Las facturas deben cumplir los requisitos técnicos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación.

Formatos aceptados

Formato XML del CEFACT/ONU de factura (esquemas XML 16B - SCRDM — CII) aplicable a toda la industria.

Formato UBL de factura y nota de crédito definidos en la norma ISO/IEC 19845:2015.

Formato EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.

Formato Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento. 

También se podrán agregar otros formatos adicionales, admitidos por orden del titular del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, en función de su uso generalizado en un sector económico o como resultado de la innovación tecnológica en este ámbito.

Soluciones públicas de facturación electrónica

La Agencia Estatal de Administración Tributaria proporcionará un conjunto de soluciones que servirán como infraestructura de facturación electrónica. Estas permitirán la emisión y recepción de facturas electrónicas a aquellos empresarios o profesionales que elijan utilizarlas, y actuarán como un repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas. 

También ofrecen servicios de seguimiento del cobro según los términos establecidos en el Reglamento, así como opciones de descarga en línea individual o masiva para emisores, destinatarios y sus autorizados.

Interconexión entre plataformas de Factura Electrónica

Los operadores de las plataformas de facturación electrónica privada tendrán la obligación de interconectarse con cualquier otro proveedor de soluciones de Factura Electrónica privado que forme parte del sistema español de Factura Electrónica cuando así lo solicite uno de sus clientes. 

Alternativamente, y si su cliente lo permite, los operadores podrán utilizar la solución pública de facturación electrónica como medio de interconexión. 

Notificación del pago efectivo de las facturas recibidas

Los destinatarios de facturas electrónicas, de acuerdo con lo establecido en el apartado 1 del artículo 2 bis de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, deberán informar al obligado a expedir la factura de los siguientes estados de la factura:

Aceptación o rechazo comercial completo de la factura y su fecha.

Pago efectivo completo de la factura y su fecha. 

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados: 

A: Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha. 

B: Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha,

C: Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión. 

Requisitos para los proveedores de soluciones de intercambio de facturas

Los proveedores de soluciones de intercambio de Factura Electrónica deberán cumplir con los requisitos estipulados en relación con las facturas electrónicas. Deberán asegurar los estándares de seguridad, interoperabilidad y continuidad de negocio, promoviendo un sistema eficiente y confiable de facturación electrónica en el ámbito español.

Requisitos específicos

Poseer la certificación ISO/IEC 27001 para su sistema de gestión de la seguridad de la información.

Utilizar protocolos seguros que cumplan con las especificaciones AS2 o AS4 para la transmisión de la información.

Tener la capacidad de operar con firma electrónica avanzada de las facturas electrónicas, de acuerdo con el Reglamento 910/2014.

Tener la capacidad de intercambiar facturas electrónicas en todas las sintaxis admitidas, según se mencionan en el artículo 6, y también de transformar un mensaje de factura entre las diferentes sintaxis.

Contar con un plan de continuidad de negocio adecuado al volumen y criticidad del intercambio de facturas que realizan.

Asegurar la disponibilidad del servicio al 99% y contar con recursos de soporte disponibles en todo momento, con tiempos de respuesta establecidos para cada tipo de incidencia.

Garantizar el cumplimiento de las normas de gobernanza del dato y la confidencialidad de la información, independientemente de los acuerdos con los empresarios y profesionales que sean clientes de la plataforma, y disponer de sistemas de seguridad para evitar brechas de información.

Tener la capacidad y garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuitas con otras plataformas.

Entrada en vigor

El Real Decreto entrará en vigor a los 12 meses de su publicación en el Boletín OficiaLdel Estado. 

Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor de este real decreto, las empresas que, de acuerdo con la disposición final octava de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales deberán acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas, salvo cuando el destinatario de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.

Valoración del borrador

Jaume Escandell, CCO de eDiversa Group, empresa referente del Intercambio electrónico de documentos y la gestión documental en España, considera que es especialmente relevante la inclusión del formato EDIFACT entre los aceptados para el intercambio de facturas electrónicas. Este punto hará que las empresas, en el momento de escoger a su proveedor de Factura Electrónica, tengan muy en cuenta que este también sea operador EDI.

Los operadores de servicios EDI tienen una gran experiencia en la transformación de diferentes formatos, lo que será necesario en este nuevo escenario para la Factura Electrónica. Además, las empresas de servicios EDI también disponen de acuerdos de interconexión con otras plataformas para asegurar la interoperabilidad entre usuarios, otro de los requisitos que establece este reglamento.

La plataforma de Factura Electrónica de eDiversa Group, comeDiFact, cumple con todos los requisitos establecidos en este borrador y está preparada para interconectarse con todas las plataformas de Factura Electrónica del mercado y con las que puedan aparecer.