Las empresas están, constantemente, en la búsqueda de métodos efectivos para ahorrar en todo lo referente a gastos operativos y, a la vez, conseguir los objetivos organizacionales planteados. Hoy en día, resulta fundamental para la gestión de procesos apelar a la automatización, ya que esta permite optimizar, por ejemplo, los servicios financieros, la administración del flujo de trabajo, evitar las tareas repetitivas y aminorar los costes laborales.
Para ello, es necesario contar con herramientas organizativas eficaces como la Automatización de Procesos de Negocio (BPA) y la Gestión de Procesos de Negocios (BPM). Una duda que ha surgido en la actualidad en torno a las mencionadas metodologías, es cuál de las dos debe ejecutarse primero. Los expertos de BOC Group aclaran esta incógnita.
Nótese que actualmente hay algo de confusión con el término BPA: en algunas acepciones se puede usar igualmente como Business Process Analysis.
Las diferencias entre los métodos organizativos BPA y BPM
Desde BOC Group, empresa líder en Gestión de Procesos de Negocio, explican que la Automatización de Procesos de Negocio y la gestión de Procesos de negocios son métodos que se complementan, pero que su función es completamente diferente.
Recalcan que BPM es una estrategia. Es decir, engloba la definición, la planificación, la organización, el análisis, la medición, el control y la documentación de los procesos de negocio con el fin de optimizarlos. Por su parte, BPA es la táctica que permite ejecutar la estrategia. La misma busca frenar los procedimientos manuales. Por tal razón, utiliza tecnologías de automatización para ejecutar tareas de forma rápida y eficiente.
Por definición, la estrategia define a la táctica, no al revés. Por lo tanto, una estrategia BPM deberá realizarse primero para que luego esta indique cuáles serían los mejores procesos para automatizar.
Tanto BPM y BPA son fundamentales para las empresas a la hora de tomar decisiones, para reducir los errores humanos, para detectar errores y para agilizar las actividades. Se puede decir también que cada aspecto del BPA es un tipo de BPM. Sin embargo, no todos los BPM incluyen BPA.
El método de BOC Group para la automatización de procesos de negocio
BOC Group ofrece la herramienta ADONIS, la cual está integrada con el software TIM. Esta permite diseñar los procesos de negocio para después definir los parámetros y configuraciones para que un BPM se convierta en un proceso automatizado que agilice y orqueste el trabajo diario.
Usar ADONIS contribuye a estructurar los flujos de trabajo, los recursos necesarios, riesgos asociados, responsables, etc. así como descubrir las dependencias entre las diferentes partes de la organización. Una vez que esto se realiza, es posible involucrar a todas las partes de un proyecto de forma sinérgica y dar soporte a todos los grupos de interés.
Desde BOC Group manifiestan que los procesos que se deben automatizar son los de altos volúmenes y estables, los que tienen alta tasa de error inducido manualmente, los de alto grado de datos estructurados, los altamente estructurados y con procesos repetitivos y las decisiones basadas en reglas.
Los interesados en contactar con BOC Group para mejorar la gestión de procesos de negocio, deben acceder a su página web donde ofrecen detalles de sus servicios.