Imprimir un documento confidencial en una empresa puede ser una acción que conlleva cierto peligro y es que estos los pueden ver personas no autorizadas para ello. Correr hacia la impresora cada vez que se imprime algo no es una buena solución para este inconveniente. Pero hay una empresa que dispone de la resolución para ello
La impresión de los documentos en el mundo laboral y empresarial es un punto clave cuando se habla del correcto funcionamiento de una empresa, sobre todo cuando estos datos contienen información personal o documentación confidencial perteneciente a la corporación. Si bien el concepto “confidencial” depende de lo que cada empresa determine como confidencial, es muy importante manejar la información de la empresa y de terceros con cuidado. Desde facturas y pedidos de clientes, presupuestos de posibles clientes, información sobre los recursos humanos o los aspirantes a un puesto (contratos, nóminas, CV, etc.), hasta la documentación de la empresa… las empresas generan una gran cantidad de información confidencial que, en muchas ocasiones peligra.
Un estudio realizado por una popular marca de impresoras demuestra que en España un 57% de las personas empleadas se olvidan documentación en la bandeja de impresión, lo cual supone un gran riesgo para las empresas. Ofi-Logic Madrid, una empresa con una gran experiencia que asesora a sus clientes acerca del coste de impresión, reparación de impresoras, renting de equipos y cualquier gestión relacionada con el mundo de las impresoras, cuenta una serie de consejos, a continuación, para mejorar la confidencialidad a la hora de imprimir.
“Lo primero que debemos hacer para proteger los datos de una impresora es establecer una contraseña, ya que, de esta manera, haremos que sea imprescindible la autenticación del usuario antes de que este vaya a imprimir. Si utilizamos esta opción de la contraseña a la hora de imprimir el archivo se enviará a la impresora, pero se quedará en espera hasta que lleguemos a ella e introduzcamos la contraseña establecida. Es entonces cuando comenzará a imprimir, cuando estemos pendiente de ello” aconseja Ofi-Logic.
Ofi-Logic explica, por lo tanto, que cuando se protege la impresora mediante una contraseña, esta no imprimirá hasta que el empleado no introduzca la impresora, lo cual significará que otras personas no autorizadas no podrán verlo por descuido y la información quedará completamente protegida. Otra gran ventaja de proteger la impresora con una contraseña es que la empresa podrá tener un mejor control de todo lo que se imprime, lo cual conlleva un mayor ahorro, un mejor control de la información confidencial y una mejor optimización de la impresión. Los empleados de cada departamento podrán personalizar las opciones de configuración de impresión según las preferencias de cada uno.