La auditoría de los sistemas de información es una herramienta imprescindible para la gestión eficaz de los servicios Outsourcing. Esta auditoría permite a los clientes de outsourcing tener un control de las operaciones derivadas del contrato de tercerización en tiempo y forma de las obligaciones
En plena era de la información, las empresas son conscientes de la relevancia de la información que manejan e interactúan, de ahí la necesidad de buscar formas de verificarla y protegerla de manera adecuada. La auditoría constituye un instrumento de control y supervisión en las empresas que permite descubrir fallos en las estructuras o vulnerabilidades en los planes y objetivos, métodos y controles, operatividad, equipos humanos y físicos.
La auditoría de los sistemas de información perteneciente a la rama de la auditoría operativa se encarga de llevar a cabo la evaluación de normas, controles técnicos y procedimientos establecidos en una empresa para lograr confiabilidad, oportunidad, seguridad y confidencialidad de la información que se procesa a través de los sistemas de información. Una auditoría esencial, transdepartamental, en ella están implicadas la mayoría de las áreas y de los equipos humanos. La coordinación activa e integral de todas las áreas y personas con los especialistas informáticos es imprescindible para llevar a cabo un buen informe y una correcta evaluación.
Muchas empresas tienen externalizada la parte tecnológica, según Hasten Group responde a una estrategia operativa generalizada en el ecosistema empresarial derivada de la globalización y flexibilización cuyo objetivo es reducir costes, centrarse en la producción y aumentar la competitividad, en definitiva, ser más eficaces y eficientes. Desde la Consultora, experta en IT y tecnologías de la información que ayuda a los clientes a gestionar su información, conocer su sector y hacer frente a nuevos desafíos, señalan que la “auditoría de información, representa una estrategia más a implementar por parte de la empresa cliente a la empresa proveedora de servicios outsourcing. En concreto, auditará aquellas operaciones económicas adecuadas pactadas en las cláusulas del contrato de servicios, a fin de verificar que la empresa outsourcing cumple con sus obligaciones patronales, fiscales y normas legales establecidas”.
La auditoría ha de ser pactada en el contrato de servicios, en ese documento se establecerá claramente que el cliente del outsourcing tiene derecho a supervisar al proveedor de servicios y, a la vez, que el proveedor ha de tener la obligación de presentar informes periódicos a la empresa cliente. La empresa proveedora le facilitará de manera física o mediante archivos digitales la información oportuna. Este hecho representa una tranquilidad y una garantía para la empresa cliente de que el proveedor no va a omitir obligaciones patronales y, en caso de que se produjese, la empresa cliente pudiera cobrar una fianza.
Esta herramienta permite a las empresas clientes de outsourcing tener un control de las operaciones derivadas del contrato de tercerización. Este eficiente mecanismo supervisa al proveedor de servicios y verifica la realización en tiempo y forma de las obligaciones. Las empresas de outsourcing presentan la información relacionada con sus actividades a sus clientes en un periodo establecido, esta gestión de documentos ratifica que las obligaciones fiscales y patronales son cubiertas. No se pretende agobiar al cliente con documentos, de ahí que en la mayoría de los casos la información sea facilitada por medio digital para que, el cliente tenga la información y decida imprimirla o no según su necesidad, aclaran desde Hasten Group.
Por otra parte, es cierto que las autoridades buscan la regulación de las actividades de tercerización, pero el empresario, también, al contratar servicios externalizados debe examinar adecuadamente a sus proveedores para asegurarse que no representan un riesgo inaceptable. Al contratar servicios de Outsourcing, los proveedores externos tienen accesos a instalaciones, redes, datos propios, etc. una exposición al riesgo. Los posibles errores de los proveedores pueden acarrear nefastas consecuencias financieras, reputacionales, regulatorias, operativos o estratégicos a la empresa receptora. La auditoría de información, pactada a principio de contrato, es un instrumento eficaz, una implementación en el cumplimiento de los servicios y unas ciertas garantías para la empresa receptora de que los compromisos son cubiertos por su proveedor y, en el supuesto de alguna omisión, puede tomar decisiones legales por incumplimiento de servicios de outsourcing contratados.