Alemany, Escalona & De Fuentes ha recopilado un decálogo sobre cómo evitar las principales equivocaciones que las empresas pueden cometer al preparar los planes de igualdad, que tienen que ver con el cómputo de los trabajadores, el proceso de negociación, los planes de Grupo, la comisión negociadora, el diagnóstico, las auditorías, la duración, el ámbito de aplicación, el registro o los plazos.

El 7 de marzo de 2021 todas las empresas de más de 100 empleados están obligadas a contar con planes de igualdad de acuerdo con el Real Decreto Ley 6/2019, que establece multas de entre 626 y 6.250 euros para quienes no dispongan de ellos. Asimismo, de forma paulatina las empresas que cuenten con una plantilla de entre 50 a 100 empleados están también obligadas, de manera que las que lleguen a esos umbrales deberían estar negociando actualmente planes de igualdad, de conformidad con lo establecido en el Real Decreto 901/2020. Esta circunstancia ha llevado al Departamento de Derecho Laboral de Alemany, Escalona & De Fuentes a, en base a su experiencia en la materia, elaborar un decálogo con los errores más frecuentes que suelen cometer las empresas al construir estos planes.

Errores que suelen estar relacionados, según los expertos del despacho, con el cómputo de los trabajadores, el proceso de negociación, los planes de Grupo, la comisión negociadora, el diagnóstico, las auditorías, la duración, el ámbito de aplicación, el registro o los plazos.

Eva Hernández, responsable del Departamento de Derecho Laboral del despacho, explica en detalle esos errores y cómo evitarlos:

Cómputo de los trabajadores. A efectos de determinar la obligación o no de elaborar el Plan de Igualdad, el cálculo deberá realizarse, al menos, en los meses de junio y diciembre de cada año. Es un error computar únicamente la plantilla total a fecha de la elaboración del mismo. Lo correcto es sumar a dicha plantilla los contratos de duración determinada que, habiendo estado vigentes en la empresa durante los seis meses anteriores, se hayan extinguido cuando se efectúa su cómputo (cada 100 días trabajados se computaría como una persona trabajadora más).

En el caso particular de empresas usuarias que tengan a personal de ETT trabajando, sería un error no tenerlo en cuenta a efectos del cómputo. Hay que incluir a los trabajadores de ETT, tanto a los que prestan sus servicios a fecha de elaboración del Plan de Igualdad como a los que lo han hecho en los seis meses previos.

Proceso de negociación. Se establecen algunos plazos para la elaboración del Plan de Igualdad. Hay un plazo máximo de tres meses para iniciar el proceso de negociación desde que se tiene el número de personas en plantilla que obligaría a disponer de un Plan de Igualdad y un plazo máximo de un año para negociar, aprobar y presentar la solicitud de registro del Plan. En el Registro se debe presentar en un plazo de 15 días desde su firma. Aunque lo preferible será alcanzar un acuerdo en relación con el contenido del Plan de Igualdad durante el proceso de negociación del mismo, no es errónea su presentación sin acuerdo, siempre y cuando se hayan agotado los plazos si previa negociación de buena fe, no se haya llegado al recomendable acuerdo.

Plan de Igualdad de Grupo. Se admite la posibilidad de realizar Planes de Igualdad de Grupo, pero es fundamental el análisis previo de cada sociedad integrante del mismo. Es un error asumir que, si solo alguna de las empresas que conforman el Grupo está obligada a elaborar un Plan de Igualdad, se puede hacer extensivo de manera unilateral este Plan al resto del Grupo. Además de justificar debidamente la conveniencia de realizar un Plan de Igualdad de Grupo, habrá de tenerse en cuenta de forma separada la actividad de cada empresa y los convenios colectivos concretos que se apliquen en cada una de ellas.

Resulta fundamental abandonar la idea de que la representación unitaria que pueda haber en una de esas empresas tendrá legitimidad en el resto de las sociedades del Grupo. La comisión negociadora habrá de estar bien constituida, aunque separadamente las empresas no lleguen al número de empleados por el que la ley obliga a tener un Plan de Igualdad, deben de estar representadas todas. Además, se requiere que todas las empresas del Grupo tengan su diagnóstico bien analizado, uno por cada unidad empresarial, de manera que se puedan contemplar medidas específicas atendiendo a las diferentes singularidades de cada una.

Comisión negociadora. Si no hay representación legal, se integrará en la comisión a los sindicatos más representativos del sector al que pertenezca la empresa con legitimación para formar parte de la comisión negociadora del convenio de aplicación.

Es un error considerar interlocutor válido a la representación unitaria para todos los casos. Así, en las empresas sin representación unitaria, o con algunos centros de trabajo en los que sí hay esa representación de los trabajadores (comité de empresa o delegados de personal) y otros en los que no, no bastará con hacer una comisión ad hoc en la empresa o en los centros sin representación, sino que se debe acudir a una comisión sindical, esto es, habrá que solicitar esa representación a los sindicatos que tengan la consideración de más representativos en sus respectivos ámbitos. Si se quiere establecer un Plan de Igualdad voluntario, porque la empresa no reúne los requisitos para que sea obligatorio, no cabe acudir a una comisión ad hoc, sino igualmente a esa comisión sindical.

Se trata de un cambio drástico fundamental cuando haya que negociar el Plan de Igualdad, para lo que la propia norma indica que se podrá contar con apoyo y asesoramiento externo.

Diagnóstico. El contenido mínimo del diagnóstico se recoge en la norma con especial referencia al Sistema de Valoración de Puestos (SVP) de trabajo con perspectiva de género, así como a la segregación vertical.

Erróneamente se confunde la elaboración del diagnóstico con la mera recogida de datos, siendo esta fase mucho más compleja, pues se pretende que se profundice en el análisis de la información. En la norma se recoge de manera minuciosa el contenido mínimo del Plan de Igualdad y del diagnóstico previo (por ejemplo, la relativa a la infrarrepresentación femenina en determinados puestos del SVP).

Auditorías retributivas y de las medidas para la prevención del acoso sexual y por razón de sexo. La norma obliga a realizarlas en todo caso y a incorporarlas al Plan de Igualdad. Esta documentación no es opcional, sino que se regulará en todo caso, exista o no obligación de suscribir un Plan de Igualdad. Frecuentemente, se confunde su carácter imperativo. No solo se elaborará para empresas con Plan de Igualdad. El RD 902/2020 y la Ley Orgánica 3/2007 se refieren a esta materia, recíprocamente.

Duración de los Planes de Igualdad. No es indefinida. Es un error pensar que una vez negociado el Plan de Igualdad su vigencia no expira. La duración es de cuatro años y se exige hacer una revisión anual con el correspondiente informe explicativo de la implementación de las medidas incluidas en el mismo.

Ámbito de aplicación. El registro retributivo afecta a toda la plantilla. El alcance subjetivo es muy amplio. Sería un error aplicarlo solo al personal de convenio. También queda incluido el personal directivo y altos cargos.

Registro. La norma impone la obligatoriedad de inscribir el Plan de Igualdad en un registro público. Nuevamente, es un error muy frecuente entender que solo existe la obligación de registro en empresas con más de 50 trabajadores. Esta obligación no solo aplicará a los Planes de Igualdad imperativos por ley, sino también a los que voluntariamente se hayan decidido elaborar, ya sea con acuerdo o no, haciendo mención expresa a ello a partir de los códigos establecidos (esto es, el carácter voluntario, obligatorio, con acuerdo o sin acuerdo).

Planes de Igualdad existentes. Es obligatoria la revisión y adaptación en plazo. El hecho de tener en estos momentos un Plan de Igualdad vigente no debe llevarnos a entender que nada de lo anterior aplica. Al contrario, se debe de adaptar al contenido de la normativa en un plazo máximo de 12 meses, previo proceso negociador.