Mucha de la documentación totalmente confidencial que guardan las empresas ya han prescrito y no sirve para nada. Su destrucción supone un coste en tiempo y dinero que no repercute en beneficios para el negocio. Ante esta situación ¿qué hacer?

Con la reciente normativa sobre la protección de datos, el problema consiste en cómo deshacerse de toda aquella información guardada de manera confidencial y que ya no es utilizada a efectos legales.

La destrucción de documentos es esencial para cumplir con las leyes españolas y normas europeas; por lo que confiar de una empresa especializada en el servicio de la destrucción de cualquier tipo de documento, se encuentre en el soporte que se encuentre ya sea papel, soporte digital como CDs, discos duros, resulta fundamental.

Es esencial que ante la importancia de los datos personales confidenciales contenidos en algunos documentos, la empresa contratada garantice absoluta confidencialidad y seguridad durante todo el proceso, desde su recogida hasta su destrucción final.

Una filtración de cualquier información supone una pérdida de prestigio, de confianza además de exponerse a demandas legales.

Para llevar a cabo la destrucción de los documentos confidenciales se precisa de un buen equipo de trituración. A pesar de que muchos de los negocios disponen en sus oficinas de pequeñas destructoras de papel para el uso diario que permiten destruir una determinada cantidad de documentación, la acumulación de una cierta cantidad de documentación legal como contratos, facturas, nóminas, informes clínicos, etc. (que debe de ser guardada dependiendo del caso 3,4, 5 ó 10 años), hace precisa la contratación de los servicios profesionales de una empresa de destrucción documental.

Este servicio siempre debe de ser realizado por profesionales experimentados puesto que no debe de olvidarse que muchos de los datos son personales y confidenciales

Encontrar una empresa cercana adaptada a las necesidades de cada cliente y extremadamente rigurosa en la manipulación y destrucción de todo tipo de documentación supone grandes ventajas:

- Ahorro de tiempo y dinero. El cliente no debe de preocuparse del trabajo ni encargarlo a sus propios trabajadores.

- Seguridad en los datos. No existen riesgos de demandas, pérdidas de prestigio ni sanciones puesto que no va a existir ningún tipo de filtración de datos ni de información.

- La propia empresa se hará cargo de la recogida del material, todo queda en manos de los profesionales.

- Adaptación a las necesidades reales de cada cliente. Rapidez en el protocolo de destrucción de la documentación la cuál será trasportada para su custodia y destrucción a un lugar dotado de eficaces medidas de seguridad.

- Cumplimentado el servicio el cliente recibe el Certificado de Destrucción de Documentos, para tener la seguridad de que todo el soporte en el que iba la información ha sido totalmente destruido al nivel especificado.

- Cumplimiento de la normativa europea y española relativas al tratamiento y destrucción de documentos.

El servicio periódico de destrucción de documentos es otro de los servicios a tener en cuenta, en donde la empresa deposita unos contenedores habilitados con todas las medidas de seguridad oportunas.

Cuando el contenedor está lleno el cliente llama a la empresa encargada de la destrucción para que se lo lleve y en su lugar instale otro igual. Contratar una empresa experimentada en la destrucción de documentación sólo tiene ventajas.