El 45% de los trabajadores se siente agobiado por el número de encuentros profesionales que debe atender y el 47% afirma que no son productivos

Definir el objetivo, elegir a los participantes adecuados y planificar el encuentro son algunas de las claves para garantizar el éxito de una reunión

Uno de los mayores enemigos de la productividad en el entorno laboral son las reuniones y, con la pandemia y el aumento del teletrabajo, esta realidad se ha traspasado al mundo virtual e, incluso, ha ganado aún más peso. En 2020, las plataformas de servicios de videoconferencias batieron el récord de los 2,7 mil millones de minutos en reuniones virtuales en todo el mundo, y España es ya uno de los países de Europa que más reuniones de este tipo mantiene. Estos encuentros no solo afectan a la productividad de los empleados, sino que también reducen su motivación e incrementan el estrés. De hecho, el 45% de los trabajadores se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender y el 47% afirma que no son realmente productivas.

Cecilia Mansilla, experta en liderazgo de reuniones laborales e instructora de Udemy, la plataforma de formación online más grande del mundo, afirma que "tener reuniones eficientes va más allá de gestionar bien nuestro tiempo y el de los demás. Impacta en todas las áreas de la vida organizacional y es por eso que debemos optimizar su uso y aprender a gestionarlas. Si la reunión está bien planificada, está demostrado que 40 minutos es tiempo suficiente para abordar las temáticas importantes".

Sin embargo, ¿qué factores debemos tener en cuenta para mantener una reunión productiva y eficiente? Udemy, con la colaboración de Cecilia Mansilla, presenta las 5 claves fundamentales para conseguirlo, aplicables tanto a reuniones virtuales como presenciales.

Definir el objetivo

¿Para qué nos reunimos? ¿Cuál es el resultado esperado del encuentro? Si no tenemos claro qué es lo que buscamos con la reunión, es muy probable que perdamos el tiempo en lugar de invertirlo. Definir el objetivo es el primer paso para confirmar si realmente necesitamos una reunión para lograr nuestra meta.

Elegir a los participantes adecuados

¿Quiénes son los participantes necesarios y quiénes son los opcionales? Muchas veces nos hemos encontrado en medio de reuniones para las cuales nuestra asistencia solo era requerida en diez precisos minutos. Para evitar este tipo de errores, habrá que identificar a los 'decision makers', es decir, quiénes son aquellos perfiles que realmente necesitamos para lograr el objetivo definido.

"La mayoría de las personas se sienten agobiadas por la cantidad de reuniones que deben atender y eso es debido a que son invitados, en muchas ocasiones, a encuentros en los que no debían participar", afirma Mansilla. Debemos prestar especial atención a este punto si queremos, además de cumplir nuestro objetivo, respetar el tiempo de los demás compañeros.

Preparar una agenda

Una vez definimos el objetivo de la reunión y a quiénes necesitamos para conseguirlo, necesitaremos preparar una agenda. Planificar los temas a tratar, ordenarlos por importancia y asignar a cada uno la duración será clave para garantizar el éxito.

Una vez tengamos la agenda lista, deberemos compartirla en la misma invitación. Así las personas no sólo sabrán sobre qué tratará, sino que conocerán también para qué se les requiere y podrán anticiparse y preparar sus propios puntos a compartir. Además, si se va a trabajar sobre una presentación, debemos procurar compartirla para que los asistentes puedan revisarla y estar prevenidos.

Gestionar el tiempo

Designar un moderador o una persona que lidere la reunión es primordial para asegurar que se cumple cada punto de la agenda. Alguien que se asegure de que se trata cada tema y que respetemos el tiempo definido para cada uno. Sólo así, podremos realmente cumplir el objetivo establecido.

Documentar y crear un plan de seguimiento

Después de la reunión será necesario documentar lo sucedido: quiénes pudieron asistir y quiénes no, acuerdos establecidos, debates y plan de acción. Luego deberemos compartirlo con todos los invitados y, si requiere un seguimiento, también enviaremos la invitación para el próximo encuentro.

Aunque estas 5 claves se pueden aplicar a todo tipo de reuniones (ya sean virtuales o por videoconferencia), la instructora de Udemy comparte además algunas recomendaciones para los encuentros celebrados en el ámbito digital. "La virtualidad nos presenta nuevos desafíos, pero también nos brinda maravillosas soluciones. La clave está en gestionar reuniones virtuales interactivas, es decir, si pasan más de 5 minutos en los que sólo has hablado tú y nadie ha participado, prueba a hacer una pregunta para no perder su atención", declara Mansilla.

Otros factores básicos a tener en cuenta para asegurar una videoconferencia de éxito son elegir el espacio más tranquilo y silencioso de la oficina o de la casa, encender siempre la cámara para empatizar mejor con los asistentes y utilizar auriculares con micrófono para garantizar la calidad del sonido.