La seguridad de las herramientas y su compatibilidad con otros servicios son aspectos esenciales para desarrollar actividades en remoto de forma efectiva.

Optimizar el trabajo pasa por atender también el lado humano de los empleados estableciendo periodos de descanso y dinámicas de ocio en grupo.

El teletrabajo podría ser la palabra clave de la actividad empresarial en 2021. La crisis sanitaria de la COVID-19 ha obligado a los negocios a adaptarse a la 'nueva realidad' digitalizando sus procesos y favoreciendo el trabajo a distancia para sus empleados. Según un estudio reciente realizado del Banco de España, el 30,6 % de todos los empleos podrían desarrollarse en teletrabajo, llegando al 60 % en el rango de las ocupaciones cualificadas.

Por tipo de ocupación, el trabajo a distancia es más frecuente entre los autónomos, las empresas pequeñas y las ocupaciones cualificadas, y es más habitual entre personas de 35 a 65 años, y entre trabajadores con formación universitaria. No obstante, la implementación del teletrabajo en las empresas puede presentar algunas dificultades y mermar la productividad si no se hace de la manera adecuada. Por ello, es conveniente aplicar algunas recomendaciones y contar con herramientas que ayuden a agilizar la actividad y permitan desarrollar proyectos colaborativos entre los miembros del equipo que trabajan en remoto.

Lograr una transición exitosa hacia el teletrabajo de manera que los empleados encuentren el equilibrio entre sus vidas personales y profesionales es uno de los principales retos, pero no el único. Establecer una comunicación ágil y efectiva, afianzar las nuevas formas de enfocar las tareas y organizar las rutinas diarias, además de evitar el aislamiento humano de los empleados sin reducir los niveles de productividad están también en la lista de prioridades.

Consejos para optimizar el trabajo de equipos colaborativos

Emplear herramientas efectivas

Con la nueva regulación del teletrabajo, ahora la empresa debe facilitar a los empleados remotos los medios telemáticos y equipos de trabajo necesarios para ejercer su labor. Sustentar el trabajo en remoto exige utilizar estructuras digitales y nuevos procedimientos que requieren un importante esfuerzo organizativo al principio y también mucha tecnología.

Actualmente, existen diferentes herramientas que posibilitan la interacción y el trabajo en equipo. Para ello, el software como servicio (SaaS) está en auge. Se trata de soluciones digitales que permiten a los trabajadores usar aplicaciones basadas en la nube a través de internet.

Una de las más populares y recomendadas es MeisterTask, una herramienta visual e intuitiva para la gestión de proyectos en equipo.Mediante un tablero de tareas asignadas y un sistema de agenda, entre otras funcionalidades, permite realizar y automatizar tareas además de desarrollar proyectos de forma colaborativa a un ritmo sostenible. Para facilitar una visión del estado del trabajo, se apoya en elementos gráficos sencillos y atractivos estéticamente.

A la hora de teletrabajar con este tipo de herramientas, su integración con otros servicios y utilidades digitales es indispensable. Por ello, MeisterTask se puede integrar con una larga lista de aplicaciones populares como MindMeister, G Suite, Google Drive, Outlook, Dropbox, Slack, Zendesk, Microsoft Teams, Office 365 Groups y Zapier, entre otras.

MeisterTask es la mayor herramienta de gestión de trabajo en Alemania y tiene más de 3 millones de usuarios en todo el mundo. Desde su lanzamiento en 2015, ha sido catalogada como una aplicación 'top' por la Apple App Store, la Google Chrome Store, WIRED, Zapier y muchos más.

Atención a la seguridad

El mayor uso y dependencia de los dispositivos personales y herramientas conectadas a la red ha generado nuevas oportunidades para los cibercriminales. El 60 % de las organizaciones han revelado un incremento de brechas de seguridad durante su transición al teletrabajo, mientras que el 34% han confirmado que han sufrido violaciones de sus redes, según el informe sobre ciberseguridad en el teletrabajo 2020 de Fortinet.

La fiabilidad de las herramientas escogidas para el teletrabajo es precisamente una de las prioridades de Meister, la compañía creadora de las herramientas MeisterTask y MindMeister. Sus servidores se encuentran en Frankfurt, Alemania, y cumple con la normativa de protección de datos y es un servicio certificado de confianza en la nube.

"Debido a nuestro gran enfoque en la seguridad, nuestras herramientas son particularmente populares entre las empresas dentro de la Unión Europea", asegura Michael Hollauffundador, especialista en gestión de equipos a distancia, CEO y cofundador de Meister.

Establecer horarios comunes y flexibles

El teletrabajo no significa únicamente dotar a los empleados de dispositivos informáticos, herramientas y conexión a internet desde sus casas, también implica aportarle múltiples funcionalidades y enmarcar todo ello en un horario y ubicación flexibles.

Algunas empresas han optado por sistemas que combinan el trabajo en remoto con la asistencia al centro de trabajo. Están proliferando la fórmula de acudir a la oficina solo dos días por semana y la opción de hacerlo una semana de cada mes, dejando el resto para el teletrabajo.

"MeisterTask proporciona funcionalidades que permiten al usuario tener un control absoluto de los tiempos", asegura Michael Hollauffundador, CEO y cofundador de Meister.

Existen múltiples alternativas, incluyendo el trabajo a distancia al 100%, pero siempre se recomienda establecer una porción de tiempo fija en la que coincidan todos los empleados, o al menos los que deben colaborar en departamentos o proyectos comunes. El resto se podría adaptar a las necesidades de cada persona. Además, para que la flexibilidad se pueda dar, es primordial tener una confianza plena en los colegas de trabajo y empleados.

Trabajar desde casa tiene sus ventajas para las empresas y los trabajadores, pero también requiere un esfuerzo por parte de los empleados, que deben compatibilizar su vida personal con la profesional. La mejor manera de atajar las dificultades derivadas de compartir en un mismo espacio el trabajo, con el ocio y familia es contar con una organización eficaz y cumplir con ella.

Elaborar rutinas de trabajo así como respetar los horarios marcados y los deadlines es esencial para evitar distracciones y mantener los niveles de productividad. En este sentido, "MeisterTask proporciona funcionalidades de agenda, avisos, control de tiempos, tareas dependientes y fechas de entrega que permiten al usuario tener un control absoluto de los tiempos", explica el CEO de Meister.

Cuidar el lado humano

La falta de contacto físico con el equipo puede terminar afectando a los empleados que teletrabajan de forma continua y cada vez se sienten más aislados. Para evitarlo, se pueden establecer canales de comunicación para tratar temas ajenos al trabajo, además de dinámicas beneficiosas como cafés virtuales periódicos o pausas para tomar café. Incluso existen empresas que organizan sesiones temáticas virtuales con expertos en diferentes temáticas de interés personal para los miembros del grupo que pueden ir desde el café hasta el mindfulness. Este tipo de actividades humaniza el trabajo en remoto y lo hace más ameno y cercano.